司法書士の川嵜です。
相続や後見、信託が、うちの事務所のメイン業務です。
こんな経験ありませんか？
・過去の依頼者から問合せ。当時の案件の記録を探そうとしたが、探すのに苦労した。
・自分が遺言執行者になっている案件が整理し切れていない
（遺言者がすでに亡くなれているか把握できていない）
・問合せを受けたメモが山のようになっていて、整理し切れていない。
・自分に何かあったら、案件内容が誰もわからない
・パソコンがクラッシュしたら、案件の内容がわからなくなってしまう。
などなど。
お医者さんのカルテのように、
顧客や業務を管理するソフトがあれば・・・
でも、既存のシステムは、なかなかしっかりくるものが無いですよね。
私も、そう思っていました。
依頼者の住所や連絡先、家族構成などの基本情報があり、
依頼者から相続や後見などの依頼を受けた、案件情報があり、
その案件ごとに、どのようなやりとりをしたか、どのような書類を受け渡ししたかといった、打合せ情報がある。
こんなシステムをずっと探していました。
そうじゃないと、以前の依頼がさっぱり把握できなかったり、
書類を返した返さないなどの、大きな事故につながりかねないと不安でした。
うちの事務所は
相続、後見を中心に
民事信託、遺言、
不動産決済、商業登記
など、多岐にわたる業務を行っています。
商業登記の会社の社長も家に帰れば、家庭人。
家族もいるし、両親の認知症や相続に悩んでいたりします。
ですから、お客さんの情報や事件の内容をしっかり整理するシステムが必要だったんですね。
でも既存の業務ソフトは、かゆところに手が届かないものばかり。
これは、自分で作るしかない！
と、作ったのが
法カルテ ～人を大事にするシステム～
です。
私がシステムを作れるわけがありません。
サイボウズ社のKintoneのシステムを利用して作りました。
どのようなデータを入れて、データがどのように連携するか・・・
データベースの設計を、司法書士の川嵜が作りました。
あくまでも、自分の相続や後見などの業務がしやすいように。
何度も一から作り直し、
良さそうなものになってからも、何度も何度も改良しています。
このシステムを、みなさんに提供したら・・・
相続登記や、後見、遺言、信託などの財産管理系業務は
多くの人が取り扱っていると思います。
お客さんや案件を、上手く管理したいニーズも同じ。
せっかく苦労して作ったシステム、同じ業務を扱っている人にも使えるのではないか？
システムは、私が実務を通じで、使いやすいように磨き上げてきています。
この点が、システム屋さんが作った業務ソフトと違います。
ですから、このシステムを提供することにしたんですね。
試しに、私のメルマガ読者に提供したところ、
・システムからすぐ電話できるから楽
・お客さんや関係者の電話番号もすぐ検索できる
・お客さんと話し中でも、「あ、ちょっと待っててくださいね。・・・あ、ありました。」
情報にすぐアクセスできる
・担当者がいなくても、状況がすぐ把握できる
・その人の家系図がすぐ見れる。
・外出先からも後見人の情報にアクセスできるので、資料がなくても登記情報が取れる
・聞き取った内容のメモはシステムに登録したら捨てることができるので、
紙の整理につながる
などなど、とても好評をいただいております。
システムの特徴
お医者さんの「カルテ」の様なシステムです。
依頼者の基本情報 ⇒ 依頼を受けた様々な業務の情報 ⇒ 業務ごとのやりとりの情報
この3段階が基本です。
このシステムを使えば
・過去の案件もすぐに検索
・スマホから電話がかけられる
・クラウドなので、パソコンの入れ替えやクラッシュも安心
・遺言執行など、特定の業務も素早く検索
・書類の受け取りや受け渡しも、確実に記録
ということが簡単に実現できます。
今なら、1ヶ月間、無料で利用できます。
しかも、操作方法など、協会のサポートつきですよ。
画面の紹介
※ 以下は全て架空のデータです。
検索して、すぐ情報にアクセス
家系図も簡単に確認できます
過去の案件や報酬額も一覧で確認
作成した遺言などの書類にもすぐにアクセス
同じ情報はスマホからも確認
デメリットは？
2つあります。
1つ目は、費用がかかること
毎月4400円（税込み）～
利用アカウントが増えるごとに、毎月+3300円になります。
抹消登記1件より低いと思いますが、毎月費用がかかります。
2つ目は、入力しなければいけないこと
これも当然
データを入力しなければ、検索できませんので。
でも、これまでも、何らのものに入力していたと思います。
紙だったり、エクセルだったり。
ですから、考え方によっては、作業の増加はそんなに大きくないと思います。
うちの事務所では、このシステムを常に立ち上げていて、何かあったらすぐ入力、すぐ検索
という使い方をしています。
良くある質問
Q1 利用金額は？
Zoomサポートあり 基本料金 月額6380円
Zoomサポートなし 基本料金 月額4400円
複数のパソコン、端末から同時にご利用できます。
本職、スタッフと、同じアカウントでログインすることも可能です。
本職とスタッフのアカウントを分けたい場合
アカウントを追加する場合 1アカウント毎に月額3300円追加
Q2 操作方法が不安
協会が、Zoomで操作を懇切丁寧にサポートします。
Q3 データはどこに保管される？
クラウドに保管されます。
サイボウズ（株）が提供するクラウドを利用しています。
ですから、IDとパスワードがあれば、パソコン、タブレット、スマホを問わずアクセスできます。
Q4セキュリティーは大丈夫？
東京プライム市場（旧 東証一部に相当）に上場しているサイボウズ（株）が管理・運営するクラウドです。
基本的には、データの漏えいは考えにくいです。
なお、サイボウズ（株）のkintoneは、
日産、ANA、ソフトバンク、みずほ信託銀行
なども導入しています。
詳しくはこちらをご覧ください。
なお、クラウドおけるデータ漏えいや改ざんよりも、
USBメモリーや紙資料の置き忘れ、
事務所パソコンなどのウイルス感染による情報の漏えい
などの方が、一般的には危険度が高いと考えられます。
また、パソコンのクラッシュによるデータ喪失も、
クラウドにデータを保管することにより、防げるようになります。
他に、ご質問がありましたら、サイトのお問合せページからお気軽にお問い合わせください。
今なら、1ヶ月間、無料で利用できます。
しかも、操作方法など、協会のサポートつきです。
